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鲤城区档案局关于开展档案工作双随机抽查情况的通报
发布时间:2019-09-09 字号:

鲤城区档案局关于开展档案工作

双随机抽查情况的通报

高新区管委会,各街道办事处,区直各单位:

为切实做好我区档案工作,促进我区各单位档案工作的有序开展,提升我区档案工作管理水平,根据《档案法》、《福建省档案条例》等有关规定及福建省政府办公厅《关于推广随机抽查机制规范事中事后监管的实施意见》,鲤城区档案局于821-23日采用“双随机”的方式对16个单位开展档案工作执法检查。现将执法检查情况通报如下:

一、基本情况

79日,区档案局下发了《关于开展档案工作双随机抽查的通知》(泉鲤档[2019]11号),检查分自查和抽查两个阶段进行。各单位能对本单位档案工作机构、管理制度、业务规范程度、档案实体安全及信息安全等情况认真开展自查。在自查的基础上,区档案局随机抽取执法人员组成执法检查组,随机抽取金龙街道、区人大办、烟草公司鲤城分公司、常泰街道、区财政局、区妇联、区教师进修学校、鲤城电视大学、区商业总公司、区疾控中心、区委编办、区卫监所、区贸促会、凌霄中学、泉州六中、区检察院等受检单位。

检查组通过听取汇报、查看档案资料、库房实地检查等方式对受检单位的档案工作管理体制、业务建设、基础设施等进行检查,并对检查情况进行现场反馈,对落实不到位的方面提出整改意见。

二、主要成效

从检查情况来看,各单位档案意识及档案管理水平有明显提升,主要表现以下几点:

(一)领导重视,依法治档意识明显增强。各单位档案工作领导小组机构健全,归档、鉴定、保管、保密、利用等各项档案工作制度健全,有明确的档案工作分管领导,配备相对稳定的专兼职档案人员,档案人员持证上岗或参加档案人员初任培训并具备一定档案业务知识。

(二)管理规范,档案业务水平明显提高。各单位能制定符合本单位实际的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》并报送区档案局审批备案。各单位文书档案整理规范,并能按规定向区档案馆移交。如泉州六中实行各门类档案集中统一管理;进修学校建立本单位全宗卷。

(三)安全保管,档案保管条件明显改善。各单位能设立独立的档案安全存放场所,绝大多数单位能配备必要的防护设施,档案柜陈列整齐,档案装具规范,少数单位配有档案密集架。各单位能配备档案专用现代化设备,定期或不定期检查档案库房的安全情况。

(四)注重开发,档案利用工作效果明显。档案的开发利用将充分挖掘档案中有价值的信息,体现档案的价值。个别单位克服“重藏轻用”思想,在档案开发利用上取得效果明显。如区检察院设立院史陈列馆,编研《你身边的检察院》等系列宣传材料。

三、主要问题

(一)档案基础业务不够规范。个别单位档案员变动频繁,档案人员变动时未能及时做好档案交接工作,档案人员业务水平不强,未及时更新本单位档案室统计台账,不利于本单位档案工作的有序衔接和长效管理。

(二)档案管理工作有待加强。个别单位忽视、声像、光盘、实物等特殊载体档案收集,业务、声像、会计、实物和人事等各门类档案收集、整理仍需加强规范,存在各门类档案分散于各职能科室未集中统一管理情况。

(三)档案信息安全意识不强。个别单位档案人员在档案库房安全检查后未及时做好检查记录。个别单位档案电子数据存储环境不够安全,未定期对档案电子数据进行备份。个别单位在档案服务外包后未与外包公司签订保密协议。

四、今后工作要求

(一)进一步加大档案法律法规宣贯力度。要加大对《档案法》、《档案法实施办法》、《福建省档案条例》等档案法律法规的宣传学习和贯彻落实力度,进一步增强对档案工作的认识,增强依法开展档案工作的紧迫感和责任感。

(二)进一步完善落实档案工作制度。严格按照档案法律法规的要求,结合工作实际修订完善本单位档案分类编号方案、保管期限表等业务技术规范并抓好落实,促进档案管理制度化、规范化。

(三)进一步加强档案收集整理力度。配齐档案管理所需现代化管理设备,在继续做好文书档案收集整理的同时,抓好其他各门类档案的规范化管理,做到应归尽归,严防档案材料丢失。

(四)进一步加强档案安全管理工作。加大对档案安全基础设施建设的投入,努力改善档案保管保护条件,不断完善库房防火、防盗、防潮等措施,增强安全防范意识,彻底消除安全隐患,确保档案绝对安全。

(五)进一步加快档案信息化建设。做好电子文档的收集,保管工作,做到纸质档案与电子档案工作同步推进,加快档案信息化数字化进程,进一步推动数字档案室的建设。

(六)进一步注重档案开发利用效果。丰富本单位档案室藏量,增强档案服务意识,完善优质高效服务机制,利用多种方式拓宽档案服务领域,探索建立多元化档案开发利用平台。

(七)进一步加大监督力度落实整改措施。针对本次检查中发现的问题,各单位要高度重视,确保整改到位。对本次检查中反馈的存在问题,各单位要于1231日前将整改情况报送区档案局,对整改不到位,敷衍整改的,将进行追责问责。

 

泉州市鲤城区档案局

201996